#zostanwdomuzgbs: Proces oceny odpowiedniości członków zarządów oraz rad nadzorczych w zmieniającej się odsłonie

W ramach cyklu #zostanwdomuzgbs udostępniamy artykuł Eweliny Domerackiej-Smolnej na temat procesu oceny odpowiedniości członków zarządów i rad nadzorczych, który ukazał się w "Głosie Banków Spółdzielczych" nr 1/2020.

Proces oceny odpowiedniości członków zarządów oraz rad nadzorczych w zmieniającej się odsłonie

W ostatnich kilku latach obserwujemy dynamicznie zmieniające się otoczenie regulacyjne w zakresie wymagań dotyczących szeroko pojętej odpowiedniości członków zarządów oraz rad nadzorczych podmiotów nadzorowanych, w tym banków, począwszy od implementacji Dyrektyw CRD IV, przyjęcia Zasad Ładu Korporacyjnego dla instytucji nadzorowanych, wejście w życie Wytycznych EBA[1] oraz aktualnie finalizowanych prac nad Rekomendacją Z.

Kropkę nad „i” w od dawna intensywnie dyskutowanych zagadnieniach dotyczących zasad odpowiedniości członków zarządów oraz rad nadzorczych, stanowiło wydanie przez UKNF Metodyki oceny odpowiedniości członków organów podmiotów nadzorowanych przez Komisję Nadzoru Finansowego (zwaną dalej Metodyką) wraz z formularzami wzorcowymi do stosowania w procesie przeprowadzania przedmiotowej oceny. W Metodyce zostały usystematyzowane zasady i kryteria oceny wynikające z obowiązujących przepisów. Stanowią one drogowskaz dla organu nadzoru w jego praktyce nadzorczej. Powinny one być również uwzględnianie w przeprowadzanych wewnętrznych procesach oceny odpowiedniości. Z uwagi na fakt, iż proces oceny odpowiedniości ma charakter wielopłaszczyznowy, podstawowym celem wydania przedmiotowego dokumentu jest zapewnienie przejrzystości i przewidywalności oczekiwań nadzoru w zakresie dotyczącym procesu oceny członków zarządów i rad nadzorczych m.in. w sektorze bankowym. Celem niniejszego artykułu jest omówienie kluczowych aspektów dokonywania oceny odpowiedniości członków zarządów oraz rad nadzorczych w sektorze bankowym, w szczególności w oparciu o Wytyczne EBA oraz Metodykę.

I. Ocena odpowiedzialności indywidualnej członków zarządu i rady nadzorczej

1. Wiedza, umiejętności, doświadczenie

Podczas dokonywania oceny odpowiedniości członków zarządu oraz rady nadzorczej wiedza, umiejętności i doświadczenie osoby podlegają łącznej analizie. Istotą przeprowadzenia oceny w przedmiotowym zakresie jest zapewnienie w składach organów osób, których nie tylko wykształcenie, ale również doświadczenie zawodowe będą zapewniały zasób wiedzy i umiejętności niezbędne do wykonywania powierzonych obowiązków z uwzględnieniem specyfiki danego podmiotu.

W zakresie wykształcenia, co do zasady, członek organu zarządzającego oraz nadzorującego powinien posiadać wykształcenie odpowiednie do profilu działalności danej instytucji i zakresu odpowiedzialności na danym stanowisku. Preferowane są kierunki z zakresu bankowości i finansów, ekonomii, prawa, rachunkowości, audytu, administracji, regulacji finansowych. Jednakże brak kierunkowego wykształcenia nie eliminuje z możliwości pełnienia funkcji w organach banku, o ile jest on uzupełniony odpowiednim doświadczeniem.

W przypadku banków spółdzielczych, będących uczestnikami systemu ochrony instytucjonalnej, wymogi w zakresie wiedzy i kompetencji mogą zostać ograniczone, z wyjątkiem banków:
znajdujących się w trudnej sytuacji finansowej,
• w których organ nadzoru wykrył istotne nieprawidłowości w zakresie prowadzonej działalności lub struktury zarządzania[2].
Zastosowanie zasady proporcjonalności w zakresie wymogów dotyczących wykształcenia i doświadczenia zawodowego nie zwalnia organu jako całości z obowiązku spełnienia wymogu zbiorowej odpowiedzialności.

2. Rękojmia

Pojęcie rękojmi jest pojęciem nieostrym, wieloaspektowym, stanowiącym odrębne kryterium oceny wiedzy, doświadczenia i umiejętności. Pod pojęciem rękojmi należy rozumieć rozważne postępowanie zapewniające ostrożne i odpowiedzialne wywiązywanie się ze swoich obowiązków. Na rękojmię składa się szereg cech i predyspozycji osoby podlegającej ocenie, definiujących jej postawę i sposób postępowania. Bez wątpienia wymóg zapewnienia rękojmi należytego wykonywania funkcji członka rady lub zarządu wiąże się z oczekiwaniem posiadania przez te osoby m.in. takich cech, jak: sumienność, uczciwość, profesjonalizm, bezstronność i obiektywizm w działaniu.

W związku z powyższym, z uwagi na konieczność wielopłaszczyznowej oceny rękojmi, jest ona dokonywana w następujących obszarach: karalność, reputacja, uczciwość, rzetelność, niezależność osądu, w tym konflikt interesów.

2.1. Karalność

Członek zarządu banku nie może być karany za przestępstwo umyślne lub przestępstwo skarbowe, z wyłączeniem przestępstw ściganych z oskarżenia prywatnego. Przy dokonywaniu oceny bierze się pod uwagę, czy skazanie nie uległo zatarciu. Należy mieć jednak na uwadze, iż okoliczności stanowiące podstawę skazania, pomimo jego zatarcia, mogą rzutować na ocenę reputacji[3]. W ramach oceny karalność członków zarządu oraz rady nadzorczej przede wszystkim bierze się pod uwagę wyroki skazujące lub toczące się postępowania w sprawach karnych, w szczególności dotyczące: przestępstw określonych w przepisach prawnych w zakresie dotyczącym sektora finansowanego, prawa podatkowego, prania pieniędzy, korupcji, manipulacji na rynku lub wykorzystywania informacji poufnych, związanych z upadłością, niewypłacalnością lub ochroną konsumentów. Ponadto, uwzględnia się również prowadzone dochodzenia, w szczególności w wyniku zastosowanych procedur sądowych lub administracyjnych[4].

2.2. Reputacja, uczciwość i rzetelność

Kluczową przesłanką w ramach oceny rękojmi jest reputacja, uczciwość i rzetelność potencjalnego kandydata na członka organu, gwarantująca prowadzenie spraw banku w sposób ostrożny i stabilny.

Osoba podlegająca ocenie będzie uważana za cechującą się dobrą reputacją, uczciwością i etycznością, jeśli nie istnieją żadne obiektywne i dające się udowodnić podstawy oraz okoliczności wskazujące na to, że jest inaczej. Co istotne, przy ocenie reputacji, uczciwości i etyczności bierze się również pod uwagę wpływ łącznych skutków drobnych incydentów[5].

Analiza przepisów Wytycznych EBA, Metodyki oraz wzorów formularzy do niej załączonych do stosowania w procesie oceny odpowiedniości członków organów jednoznacznie pokazuje, iż w ramach analizy kryterium reputacji bierze się także pod uwagę m.in. następujące kwestie dotyczące osoby podlegającej ocenie[6]:

  • postępowanie w sposób otwarty i przejrzysty, uwzględniające współpracę w kontaktach z właściwymi organami osoby podlegającej ocenie;
  • sankcje administracyjne nakładane na kandydata, jak również na inne podmioty w związku z zakresem jego odpowiedzialności;
  • postępowania administracyjne, dyscyplinarne lub egzekucyjne;
  • spowodowanie udokumentowanej straty majątkowej w obecnym lub poprzednim miejscu pracy;
  • orzeczone zakazy:
    - prowadzenia działalności na własny rachunek;
    - pełnienia funkcji pełnomocnika, członka zarządu, rady nadzorczej i komisji rewizyjnej, w spółkach oraz spółdzielniach.
  • odmowy udzielenia lub cofnięcia jakiegokolwiek zezwolenia lub zgody w związku z wykonywaną lub planowaną działalnością albo pełnieniem funkcji w podmiocie prowadzącym działalność na rynku finansowym;
  • przyczyny rozwiązania stosunku zatrudnienia, w szczególności w podmiotach prowadzących działalność na rynku finansowym;
  • stosowane środki nadzorcze wobec osoby podlegającej ocenie w związku z nieprawidłowościami w działalności podmiotów, w których ta osoba była członkiem organu zarządzającego w okresie podjęcia środków nadzorczych:
  • prowadzenie postępowania związanego z likwidacją, upadłością, postępowaniem naprawczym lub postępowaniem restrukturyzacyjnym prowadzonym wobec podmiotów, w których osoba podlegająca ocenie pełni lub pełniła funkcje zarządcze;
  • okoliczności związane z prowadzeniem działalności gospodarczej (w przeszłości lub obecnie) osoby podlegającej ocenie oraz kondycją finansową osoby ocenianej pod kątem potencjalnego wpływu na rękojmię, tj. wpisanie na listę nierzetelnych dłużników, wyniki finansowe i biznesowe podmiotów, w których osoba oceniana była wspólnikiem lub którymi kierowała, z uwzględnieniem postępowań naprawczych, upadłościowych i likwidacyjnych oraz stopnia przyczynienia się do wszczęcia takiego postępowania; ogłoszenie upadłości konsumenckiej.

2.3. Niezależność osądu

Istotą kryterium niezależnego osądu jest zapewnienie skutecznej oceny i weryfikacji podejmowanych przez organ decyzji, poprzez posiadanie takich cech i umiejętności, jak zdolność zadawania właściwych pytań członkom organów oraz przeciwstawianie się grupowemu myśleniu.

W załączonych do Metodyki wzorcowych formularzach oceny kandydaci w zakresie przedmiotowego kryterium proszeni są o opisanie i w miarę możliwości udokumentowanie sytuacji w ostatnich 3 latach, w których wykazali zdolność do:

  • adresowania problematycznych zagadnień członkom organu banku;
  • przeciwstawienia się grupowemu myśleniu.

Kolejnym elementem podlegającym ocenie w ramach kryterium niezależności osądu jest kwestia unikania konfliktu interesów. Od członka organu banku oczekuje się niepodejmowania aktywności zawodowej lub pozazawodowej, mogącej generować wystąpienie konfliktu interesów lub wpłynąć negatywnie na jego reputację jako członka organu.

W ocenie ryzyka powstania konfliktu interesów należy uwzględniać m.in. następujące czynniki[7]:

  • interes ekonomiczny (np. kredyty udzielone przez instytucje podmiotom, w których posiadają udziały/akcje lub w inny sposób kontrolują członkowie organu zarządzającego);
  • osobiste (np. bliskie powiązania rodzinne) lub zawodowe powiązania z pracownikamiinstytucji oraz z określonymi zainteresowanymi stronami (np. związanymi z istotnymi dostawcami);
  • członkostwo w organie, sprawowanie kontroli nad osobą prawną lub innym podmiotem, posiadającymi sprzeczne interesy z podmiotem nadzorowanym, w którym dana osoba pełni lub ma pełnić funkcję;
  • wpływ lub powiązania polityczne;
  • inne zatrudnienie lub poprzednie zatrudnienie w ostatnim okresie (np. pięciu lat).

3. Poświęcanie wystarczającej ilości czasu

Kryterium podlegającym ocenie w ramach oceny odpowiedniości członków zarządu oraz rady nadzorczej jest zdolność do poświęcania wystarczającej ilości czasu na wykonywanie swoich obowiązków. Podczas dokonywania oceny w ramach przedmiotowego kryterium uwzględnia się dodatkowe zaangażowanie zawodowe kandydata, które nie może wpływać negatywnie na sprawowaną funkcję, jak również faktyczny zakres obowiązków.

Instytucje nadzorowane zobowiązane są do prowadzenia ewidencji wszystkich zewnętrznych funkcji zawodowych i politycznych pełnionych przez członków organów, które są na bieżąco analizowane. W przypadku podjęcia się dodatkowych aktywności zawodowych poza pełnioną funkcją mogącą obniżyć zdolność członka organu zarządzającego do poświęcenia wystarczającej ilości czasu na wykonywanie swojej funkcji, powinna zostać ponownie przeprowadzona ocena w ramach tego kryterium.

II. Ocena odpowiedniości zbiorowej organu zarządzającego oraz nadzorującego

Niezależnie od indywidualnych kryteriów, według których podlegają ocenie kandydaci na członków organów banków, jak i sami ich członkowie, organy instytucji powinny posiadać jako całość zestaw kompetencji (kwalifikacji, umiejętności i doświadczenia) niezbędnych do wykonywania swoich obowiązków.

Organ zarządzający oraz nadzorujący jako całość powinien wykazywać się znajomością dziedzin niezbędnych odpowiednio do stabilnego i bezpiecznego zarządzania, a w przypadku rady nadzorczej – skutecznego monitorowania działań i decyzji podejmowanych przez zarząd, tj. w szczególności w zakresie[8]:

  • działalności instytucji i głównych ryzyk z nią związanych;
  • każdej istotnej działalności instytucji;
  • znaczących obszarów kompetencji sektorowej/finansowej, w tym rynków finansowych i kapitałowych, wypłacalności i modeli;
  • rachunkowości finansowej i sprawozdawczości;
  • zarządzania ryzykiem, zgodnością z przepisami i audytu wewnętrznego;
  • technologii informacyjnej i bezpieczeństwa;
  • rynków lokalnych, regionalnych i globalnych;
  • środowiska prawnego i regulacyjnego;
  • zarządzania organizacją, w tym zasobami ludzkimi;
  • strategicznego planowania.

III. Zasady przeprowadzania oceny odpowiedniości członków organu zarządzającego oraz nadzoru

Bank jest zobowiązany do zapewnienia przeprowadzenia oceny odpowiedniości indywidualnej oraz zbiorowej nie tylko przed powołaniem w skład organów czy przed zakończeniem kadencji, ale także okresowo oraz w przypadkach wystąpienia okoliczności wymagających ponownej oceny indywidualnej lub zbiorowej organu.

W przypadku wystąpienia zdarzeń rzutujących na ocenę odpowiedniości, np. objęcie przez członka organu dodatkowej funkcji w innym organie, zakres bieżącej oceny odpowiedniości może być ograniczony do zdolności do poświęcania wystarczającej ilości czasu na wykonywane obowiązki oraz w zakresie ewentualnego ryzyka wystąpienia konfliktu interesów. Jednocześnie należy mieć na uwadze, iż niekiedy zmiana w zakresie oceny indywidualnej może wiązać się z koniecznością przeprowadzenia doraźnej zbiorowej oceny odpowiedniości organu.

Najistotniejsze sytuacje, w których należy przeprowadzić indywidualną oraz zbiorową ocenę członków organów, zostały opisane w poniższej tabeli:

Kiedy należy przeprowadzić ocenę odpowiedniości członków rady i zarządu? (przykłady)

IV. Obowiązki informacyjne związane z dokonywaniem oceny odpowiedniości indywidualnej i zbiorowej członów rady i zarządu

Zgodnie z obowiązującymi przepisami, jak również Wytycznymi EBA, właściwy organ zobowiązany jest do niezwłocznego poinformowania Komisji Nadzoru Finansowego, w szczególności w przypadku:

  • powołania rady nadzorczej oraz dokonania zmiany jej składu wraz z dokonaną oceną odpowiedniości (indywidualnej oraz zbiorowej)[11];
  • powołania zarządu oraz dokonania zmiany jego składu wraz z dokonaną oceną odpowiedniości (indywidualnej oraz zbiorowej);
  • zatwierdzenia i zmiany wewnętrznego podziału kompetencji
    w zarządzie banku[12];
  • dokonania ponownej indywidualnej i zbiorowej oceny odpowiedniości członków zarządu (w przypadku banków istotnych co rok, w pozostałych nie rzadziej niż co dwa lata)[13];
  • gdy organ zarządzający dojdzie do wniosku, że członek organu zarządzającego nie jest odpowiednią osobą, lub gdy organ zarządzający nie jest odpowiedni jako całość – w tym przypadku bank informuje również o środkach proponowanych lub podjętych przez instytucję w celu naprawy sytuacji[14].

Jednocześnie przepisy prawa bankowego[15] zobowiązują bank do ogłaszania w sposób ogólnie dostępny:

  • opisu systemu zarządzania, w tym systemu zarządzania ryzykiem i systemu kontroli wewnętrznej oraz polityki wynagrodzeń, informację o powołaniu komitetu do spraw wynagrodzeń,
  • informację o spełnianiu przez członków rady nadzorczej i zarządu wymogów odpowiedniości.

Wydanie Wytycznych EBA, a następnie zebranie w postaci Metodyki obowiązujących zasad i wymagań w zakresie oceny odpowiedniości członków organów wynikających z obowiązujących przepisów, mogłoby sprawiać wrażenie pewnej rewolucji w procesie dokonywania oceny odpowiedniości członków zarządów i rad nadzorczych. Bez wątpienia stanowi to istotną zmianę w podejściu do oceny odpowiedniości, jak również nieunikniony proces w kierunku doprecyzowania licznych klauzul generalnych, w zakresie dotyczącym wymagań dla członków zarządów oraz rad nadzorczych, w które obfitują m.in. przepisy prawa bankowego. Dlatego też banki powinny dokonać weryfikacji swoich wewnętrznych procedur i polityk, zidentyfikować rozbieżności pomiędzy obecną praktyką a wymogami nowych wytycznych, w tym również z uwzględnieniem kierunku oczekiwań zaproponowanych w Metodyce.

OCENA ODPOWIEDNIOŚCI – PODSUMOWANIE
• Weryfikacja i w razie potrzeby zmiana procedur wewnętrznych dotyczących oceny odpowiedniości członków zarządu celem zapewnienia zgodności z obowiązującymi przepisami.
• Obowiązek bieżącego monitorowania spełnienia wymogów odpowiedniości przez członków organów.
• Obowiązek wstępnej, okresowej, a w przypadkach tego wymagających także doraźnej oceny odpowiedniości ww. osób.
• Realizacja obowiązków informacyjnych wobec UKNF w związku ze zmianą składu organów, jak również każdorazowo po dokonaniu oceny odpowiedniości członków organu (zarówno indywidualnej, jak i zbiorowej).
• Informacja o ocenie powinna być przekazywana wraz z dokumentacją procesu oceny, przeprowadzonego zgodnie z przyjętą polityką (nie jest niezbędne załączanie bez wezwania pełnej dokumentacji, na podstawie której jest dokonywana ocena).

Przypisy:

[1] Wytyczne Europejskiego Nadzoru Bankowego w sprawie oceny odpowiedniości członków organu zarządzającego i osób pełniących najważniejsze funkcje (EBA/GL/2017/12), zwane dalej „Wytyczne EBA”.

[2] Metodyka oceny odpowiedniości członków organów podmiotów nadzorowanych przez KNF, s. 38.

[3] Art. 22b ust. 3 pkt 2 ustawy Prawo bankowe z dnia 22 sierpnia 1997 r. (Dz.U. z 2019, poz. 2357); Metodyka oceny odpowiedniości członków organów podmiotów nadzorowanych przez KNF, s. 42.

[4] Pkt 74,75 Wytycznych EBA.

[5] Pkt.73 Wytycznych EBA.

[6] Pkt 77–78 Wytycznych EBA, Formularze oceny w ramach oceny rękojmi, stanowiące załączniki do Metodyki.

[7] Pkt 84 Wytycznych EBA.

[8] Pkt. 71 Wytycznych EBA, Metodyka oceny odpowiedniości członków organów podmiotów nadzorowanych przez KNF, s. 94.

[9] Pkt. 24-30 Wytycznych EBA, Metodyka oceny odpowiedniości członków organów podmiotów nadzorowanych przez KNF, s. 99-101.

[10] Pkt. 32-36 Wytycznych EBA, Metodyka oceny odpowiedniości członków organów podmiotów nadzorowanych przez KNF, s. 102-103.

[11] Art. 22 ust. 3 ustawy Prawo bankowe.

[12] Pkt 2 i 3 - art. 22 a ust. 2 ustawy Prawo bankowe.

[13] Pkt. 159 Wytycznych EBA.

[14] Pkt. 161 Wytycznych EBA.

[15] Art. 111 a ust, 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Prawo bankowe (Dz.U z 2019 r., poz. 2357).

 

Bibliografia

1. Metodyka oceny odpowiedniości członków organów podmiotów nadzorowanych
przez KNF, 2020 (dostęp: 14.02.2020).
2. Wytyczne Europejskiego Nadzoru Bankowego w sprawie oceny odpowiedniości członków organu zarządzającego i osób pełniących najważniejsze funkcje (EBA/GL/2017/12).
3. Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. Prawo bankowe (Dz.U z 2019 r., poz. 2357).

 

EWELINA DOMERACKA-SMOLNA
Radca prawny w KZBS, absolwentka Wydziału Prawa i Administracji Uniwersytetu Warszawskiego, związana z sektorem bankowości spółdzielczej, brała udział w procesach legislacyjnych z zakresu funkcjonowania sektora bankowego, poprzednio zdobywała doświadczenie pracując w renomowanej kancelarii prawnej.

 

PRENUMERATA "GŁOSU BANKÓW SPÓŁDZIELCZYCH" na 2020 r.

Udostępnij artykuł:
« powrót