GBS: E-sprawozdanie i JPK – jednolite pliki kontrolne – baza wiedzy o przedsiębiorstwie (cały artykuł)

Jednolite pliki kontrolne pojawiły się w polskim porządku prawnym w roku 2015. Wprowadzono je zmianą z dnia 10 września 2015 r. Ustawy Ordynacja Podatkowa, dodając art. 193a brzmieniu „§ 1. W przypadku prowadzenia ksiąg podatkowych przy użyciu programów komputerowych, organ podatkowy może żądać przekazania całości lub części tych ksiąg oraz dowodów księgowych za pomocą środków komunikacji elektronicznej lub na informatycznych nośnikach danych, w postaci elektronicznej odpowiadającej strukturze logicznej, o której mowa w § 2, wskazując rodzaj ksiąg podatkowych oraz okres, którego dotyczą” oraz „§ 2. Struktura logiczna postaci elektronicznej ksiąg podatkowych oraz dowodów księgowych, z uwzględnieniem możliwości wytworzenia jej z programów informatycznych używanych powszechnie przez przedsiębiorców oraz automatycznej analizy danych, jest dostępna w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie podmiotowej urzędu obsługującego ministra właściwego do spraw finansów publicznych”.

Na mocy tych przepisów w kolejnych latach wprowadzano obowiązkowo i na żądanie ustrukturyzowane raporty w formacie *.xml

W praktyce zostało zdefiniowanych 7 podstawowych struktur obejmujących następujące zbiory danych:

  • Struktura 1 – księgi rachunkowe JPK_KR

(struktura generowana z ksiąg rachunkowych obejmująca zestawienie obrotów i sald, dziennik i zapisy na kontach)

  • Struktura 2 – wyciągi bankowe JPK_WB

(struktura generowana z systemu bankowego, obejmująca wszystkie transakcje na poszczególnych rachunkach bankowych)

  • Struktura 3 – magazyn JPK_MAG

(struktura generowana z systemu gospodarki i obrotu magazynowego obejmująca dokumenty typu PZ, WZ, MM, RW)

  • Struktura 4 – ewidencje zakupu i sprzedaży VAT – JPK_V7M lub JPK_V7K

(struktura generowana z ksiąg rachunkowych – ewidencji VAT+ część deklaracyjna)

  • Struktura 5 – faktury VAT – JPK_FA

(struktura generowana z systemu do wystawiania faktur sprzedaży, obejmuje wszystkie dane zdefiniowanie w art. 106 a-q ustawy o VAT)

  • Struktura 6 – podatkowa księga przychodów i rozchodów – JPK_PKPIR

(struktura dedykowana dla osób fizycznych prowadzących książkę przychodów i rozchodów)

  • Struktura 7 – ewidencja przychodów – JPK_EWP

Daty, od których obowiązują poszczególne struktury:

Jak wskazano w powyższej tabeli, od 1 stycznia 2018 r. już wszyscy podatnicy VAT muszą generować oraz wysyłać cyklicznie do KAS pliki JPK-V7 (struktura pliku była wielokrotnie zmieniana – ostatnia istotna zmiana miała miejsce od 1 października 2020 roku). Natomiast od 1 lipca 2018 r. pozostałe struktury JPK podatnicy są zobowiązani przekazywać na wezwanie organu skarbowego w terminie 3 dni. Obecnie jest to rutynowy element kontroli skarbowej. 

Mimo że pliki JPK nie są obowiązkowe, to każdy podatnik musi mieć możliwość ich wygenerowania, gdyż na ich przygotowanie są jedynie 3 dni, a podatnik powinien je również sprawdzić przed wysyłką do organu. A zatem celowe byłoby bieżące kontrolowanie zawartości plików pod kątem spójności danych z innymi strukturami, poprawności merytorycznej czy zgodności ze złożonymi rozliczeniami podatkowymi, jak również przesyłanymi informacjami m.in. do banków, innych instytucji finansowych czy GUS. Warto również wrócić uwagę, iż pliki te generowane są bezpośrednio z prowadzonych przez podmioty ksiąg rachunkowych, więc są wiarygodnym źródłem danych, które trudno zmodyfikować.

Za przekazanie nierzetelnej lub wadliwej ewidencji, błąd w części ewidencyjnej niepozwalający na weryfikację prawidłowości transakcji, niezłożenie deklaracji VAT czy przesłanie jej niezgodnie ze wzorem, grożą podatnikom dotkliwe sankcje. Może być nakładana kara pieniężna (administracyjna) i/lub podatnik może ponieść odpowiedzialność karno-skarbową kwalifikowaną jako wykroczenie lub przestępstwo skarbowe. 

Niektórzy podatnicy mimo upływu czasu oraz grożących sankcji nadal nie generują i nie sprawdzają plików. Plik JPK zapisany w formacie XML jest olbrzymim zbiorem/bazą metadanych, w którym drzemie potencjał analityczny. Posiadając komplet plików można uzyskać kompletną wiedzę o działalności jednostki poczynając od wielkości przychodów czy zysku netto, skończywszy na informacji o uzyskanej marży na jednostkowym towarze dla konkretnego odbiorcy.

Na bazie doświadczeń z wdrożenia plików JPK wprowadzono również obowiązek sporządzania elektronicznych sprawozdań finansowych. Obowiązek dla poszczególnych podmiotów wchodził stopniowo, a od 1 stycznia 2020 r. już wszystkie podmioty sporządzają sprawozdania w formacie xml. Podmioty zarejestrowane w rejestrze przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego na bazie art. 45 ust. 1f i 1g ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (Dz. U. 2021 poz 2017); pozostałe podmioty, które są podatnikami CIT na bazie art. 27 ust. 2 ustawy z dnia 15 lutego 1992 roku o podatku dochodowym od osób prawnych , a podatnicy PIT na bazie art. 45 ust. 5 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U.2020 poz. 1426).
Obowiązek sporządzania sprawozdania finansowego w formie ustrukturyzowanego pliku xml  dotyczy wszystkich podmiotów gospodarczych zobowiązanych do sporządzania sprawozdań finansowych. 

Sprawozdania finansowe w postaci ustrukturyzowanej składane są do Krajowego Rejestru Sądowego w ciągu 15 dni od ich zatwierdzenia przez organ zatwierdzający sprawozdanie finansowe. Jeżeli sprawozdanie finansowe nie zostało zatwierdzone w terminie określonym w art. 53, to należy je złożyć w rejestrze sądowym w ciągu 15 dni po tym terminie, a także dodatkowo 15 dni po jego zatwierdzeniu. Do rejestru składane jest również elektroniczne sprawozdanie z działalności, uchwała zatwierdzająca sprawozdanie finansowe oraz uchwała o podziale wyniku finansowego lub sposobie pokrycia straty oraz elektroniczne sprawozdanie z badania (jeśli jednostka podlega obligatoryjnemu badaniu sprawozdania finansowego przez biegłego rewidenta).

Każda z powyższych struktur jest zdefiniowana przez Ministerstwo Finansów i udostępniona w Biuletynie Informacji Publicznej – określono format i zawartość plików, które opierają się na standardzie Rozszerzonego Języka Znaczników (Extended Mark-up Language – XML), w znakomitej większości to producenci systemów informatycznych, które są wykorzystywane do prowadzenia ksiąg rachunkowych, prowadzenia gospodarki magazynowej czy handlu zadbali o możliwość ich generowania bezpośrednio z tych systemów. Przedsiębiorcy wykorzystujący systemy międzynarodowe często tworzą własne rozwiązania napisane na indywidualne zamówienie.  Poniżej schemat struktury xml dla JPK_KR:

Powyżej wskazane bazy danych ustrukturyzowane w postaci elektronicznej umożliwiają analizę danych od ogółu do szczegółu – tj. od sprawozdania finansowego do zapisu księgowego, a nawet szczegółu faktury czy dokumentu magazynowego oraz od szczegółu do ogółu. Zatem warto wykorzystać ten potencjał danych do analizowania sytuacji finansowej Kontrahentów/Klientów. 

Pliki JPK – jednolite pliki kontrolne – zawartość i możliwości analityczne

Najbardziej powszechnym, gdyż obowiązkowym jest JPK_V7M lub JPK_V7K, składanym co miesiąc lub kwartalnie do US. Od 1 października 2020 r. plik ten zawiera zarówno część deklaracyjną (nie jest już składana deklaracja VAT), jak i ewidencyjną. Dodatkowo część ewidencyjna została wzbogacona o dodatkowe informacje niezbędne do analizy przez organy podatkowe.

Jest grupa podmiotów, które nie składają plików JPK_V7, a mianowicie:

  • podatnicy, którzy wykonują wyłącznie czynności zwolnione od podatku od towarów i usług, wskazane w ustawie o VAT, czyli:
  • sprzedaż wyłącznie towarów i świadczenie usług zwolnionych z VAT (zwolnienie przedmiotowe – art. 43 ust. 1),
  • zwolnienie podmiotowe (m. in. dla podatników, u których wartość sprzedaży nie przekroczyła łącznie w poprzednim roku podatkowym 200 tys. zł – art. 113 ust. 1 lub 9),
  • organizacje międzynarodowe, które realizują zadania publiczne (art. 82 ust. 3).

Jakie dane znajdują się w pliku JPK_V7?

Dane o sprzedaży opodatkowanej VAT oraz o zakupach, od których podatnik VAT odliczył – w kwocie netto oraz podatek VAT. Należy zwrócić uwagę, iż dane te nie są tożsame z kategoriami przychodów ze sprzedaży oraz kosztów.

W części ewidencji dotyczącej sprzedaży znajduje się informacja o: kontrahencie, numerze źródłowym dokumentu (również dokumentu korygującego), data dokumentu, data sprzedaży oraz wartości transakcji.

W części ewidencji dotyczącej zakupu znajduje się informacja o: kontrahencie, numerze źródłowym dokumentu (również dokumentu korygującego), data dokumentu, data zakupu, data wpływu oraz wartości transakcji.

Od października 2020 r. w części ewidencyjnej uwzględniono dodatkowo oznaczenia, według 3 kategorii:

W dodatkowych oznaczeniach dowodów sprzedaży i zakupu wprowadzono kody np. dla sprzedaży dokonywanej za pomocą kas fiskalnych, czy faktur wystawianych na podstawie paragonu z NIP, lista obowiązkowych kodów:

 

oraz dodatkowe kody w podziale na transakcje sprzedaży i zakupu na:

Tajemnicze kody GTU czyli grupy towarów i usług, wrażliwych z punktu widzenia bezpieczeństwa obrotu, są  to:

  • GTU_01
    Dostawa napojów alkoholowych - alkoholu etylowego, piwa, wina, napojów fermentowanych i wyrobów pośrednich, w rozumieniu przepisów o podatku akcyzowym
  • GTU_02
    Dostawa towarów, o których mowa w art. 103 ust. 5aa ustawy (paliwa stałe i płynne)
  • GTU_03
    Dostawa oleju opałowego w rozumieniu przepisów o podatku akcyzowym oraz olejów smarowych, pozostałych olejów o kodach CN od 2710 19 71 do 2710 19 99, z wyłączeniem wyrobów o kodzie CN 2710 19 85 (oleje białe, parafina ciekła) oraz smarów plastycznych zaliczanych do kodu CN 2710 19 99, olejów smarowych o kodzie CN 2710 20 90, preparatów smarowych objętych pozycją CN 3403, z wyłączeniem smarów plastycznych objętych tą pozycją
  • GTU_04
    Dostawa wyrobów tytoniowych, suszu tytoniowego, płynu do papierosów elektronicznych i wyrobów nowatorskich, w rozumieniu przepisów o podatku akcyzowym
  • GTU_05
    Dostawa odpadów - wyłącznie określonych w poz. 79-91 załącznika nr 15 do ustawy
  • GTU_06
    Dostawa urządzeń elektronicznych oraz części i materiałów do nich, wyłącznie określonych w poz. 7-9, 59-63, 65, 66, 69 i 94-96 załącznika nr 15 do ustawy
  • GTU_07
    Dostawa pojazdów oraz części samochodowych o kodach wyłącznie CN 8701 - 8708 oraz CN 8708 10
  • GTU_08
    Dostawa metali szlachetnych oraz nieszlachetnych - wyłącznie określonych w poz. 1-3 załącznika nr 12 do ustawy oraz w poz. 12-25, 33-40, 45, 46, 56 i 78 załącznika nr 15 do ustawy
  • GTU_09
    Dostawa leków oraz wyrobów medycznych - produktów leczniczych, środków spożywczych specjalnego przeznaczenia żywieniowego oraz wyrobów medycznych, objętych obowiązkiem zgłoszenia, o którym mowa w art. 37av ust. 1 ustawy z dnia 6 września 2001 r. - Prawo farmaceutyczne (Dz. U. z 2019 r. poz. 499, z późn. zm.)
    GTU_10
    Dostawa budynków, budowli i gruntów
  • GTU_11
    Świadczenie usług w zakresie przenoszenia uprawnień do emisji gazów cieplarnianych, o których mowa w ustawie z dnia 12 czerwca 2015 r. o systemie handlu uprawnieniami do emisji gazów cieplarnianych (Dz. U. z 2018 r. poz. 1201 i 2538 oraz z 2019 r. poz. 730, 1501 i 1532)
  • GTU_12
    Świadczenie usług o charakterze niematerialnym - wyłącznie: doradczych, księgowych, prawnych, zarządczych, szkoleniowych, marketingowych, firm centralnych (head offices), reklamowych, badania rynku i opinii publicznej, w zakresie badań naukowych i prac rozwojowych
  • GTU_13
    Świadczenie usług transportowych i gospodarki magazynowej - Sekcja H PKWiU 2015 symbol ex 49.4, ex 52.1
     

Jakie informacje analityczne można uzyskać z Plików JPK_V7?

- wartość sprzedaży opodatkowanej VAT w podziale na kontrahentów

- wartość zakupów opodatkowanych VAT w podziale na kontrahentów

- częstotliwość i ilość wystawianych faktur dla poszczególnych kontrahentów

- rozkład w czasie wystawianych faktur i faktur korygujących

- wartość transakcji korygowanych in minus

- wartość sprzedaży detalicznej – kasy fiskalne

- wartość sprzedaży towarów i usług określonych w GTU, szczególnie interesujące może być GTU 12.

- wartość sprzedaży dla podmiotów powiązanych

- wartość importu w poszczególnych procedurach

Kolejna struktura JPK_FA zawiera w sobie elementy wystawianych przez podmioty faktury VAT. Elementy faktury są zdefiniowane w ustawie o VAT art. 106 a-q. Są to zarówno dane ogólne faktury takie jak:

- dane kontrahenta (nazwa, adres, NIP)

- daty (wystawienia, sprzedaży, dostawy)

- numer faktury

- rodzaj faktury – faktura VAT, korekta

- informacje o szczegółach sprzedawanych usług, towarów, wyrobów tj. nawa, symbol, ilość, cena, rabat, wartość

- podsumowanie faktury – łączna wartość netto, vat oraz brutto.

 

Struktura JPK_FA powinna być zgodna ze strukturą JPK_V7 w zakresie ujmowanych faktur zgodnie z okresem powstania obowiązku podatkowego. 

Strukturę JPK_FA warto analizować łącznie ze strukturą JPK_MAG.

Struktura JPK_MAG zawiera w sobie informację o obrotach magazynowych. Znajdziemy w niej dane o towarach i materiałach przyjmowanych do magazynu takie jak:

- numer dowodu oraz kontrahent od którego towar został dostarczony

- numer dowodu zakupu (faktura zakupu)

-  data przyjęcia

- szczegóły dotyczące towarów tj. indeks, ilość, cena zakupu, wartość

towarach wydanych z magazynu w różnej formie – do sprzedaży lub do wewnętrznego zużycia:

- numer dowodu oraz kontrahent do którego towar wydaliśmy

- data wydania

- numer dowodu sprzedaży (faktury sprzedaży)

- szczegóły dotyczące wydanych towarów tj. indeks, ilość, cena zakupu, wartość.

 

Analiza połączonych plików JPK_FA i JPK_MAG umożliwia otrzymanie wielu informacji np.:

- na temat marży generowanej przez każdy sprzedawany towar i to zarówno przed jaki i po rabacie

- analiza transakcji sprzedaży oraz jej ewentualna korekta

- analiza rabatów dla poszczególnych kontrahentów

- analiza grup towarowych/usług sprzedawanych dla poszczególnych kontrahentów

- analiza sprzedaży oraz kosztu sprzedanych towarów w czasie.

Kolejne struktury są dedykowane dla podatników w zależności od prowadzonych ksiąg podatkowych, i tak:

- dla podmiotów prowadzących księgi rachunkowe zgodnie z ustawą o rachunkowości dedykowana jest struktura JPK_KR.

- dla podmiotów prowadzących księgę przychodów i rozchodów – JPK_PKPIR

- dla podmiotów rozliczających się w formie ryczałtu ewidencjonowanego - JPK_EWP

Struktura JPK_KR jest najbardziej skomplikowana ze względu na różnorodność przyjmowanych przez podmioty rozwiązań w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych, a w szczególności zakładowych planów kont. Ustawa o rachunkowości wskazuje w załącznikach wzory sprawozdań dla podmiotów podlegających ustawie. I chociaż ustawodawca wskazał, iż minister właściwy do spraw finansów publicznych w drodze rozporządzenia może określić wzorcowe plany kont. Dla niektórych jednostek wzorcowe plany są obowiązujące i ogłaszane w rozporządzeniach, np. dla banków. Ustawa o rachunkowości większości podmiotów daje pełną dowolność w zakresie stosowanej struktury konta. Jedynie określony został podział na konta księgi głównej oraz księgi pomocnicze, co w samej strukturze przekłada się na opis poszczególnych kategorii konta.

Cała struktura składa się z nagłówka oraz 3 części danych:

1.     Zestawienie obrotów i sald kont 

2.     Dziennik księgowań

3.     Zapisy na kontach

Nagłówek informuje o podmiocie który sporządził strukturę oraz okres za który ta struktura została sporządzona. 

Zestawienie obrotów i sald wskazuje:

- numer konta, 

-rodzaj konta (bilansowe, wynikowe, pozabilansowe), 

-wartości stron winien i ma według bilansu otwarcia, obrotów okresu za który sporządzane jest zestawienie oraz obroty narastające od początku roku obrotowego do końca okresu za który sporządzona jest struktura, a również salda końcowe wn i ma. 

Dane z tego zestawienia umożliwiają sporządzenie i weryfikację zawartości poszczególnych pozycji sprawozdania finansowego. Grupy kont przyporządkowane są do pozycji sprawozdania finansowego – bilansu i rachunku zysków i strat.

Dziennik księgowań – to przede wszystkim zbiór danych o dokumentach ujętych w księgach rachunkowych na który składa się: 

-numer dokumentu, 

-data dokumentu, data operacji gospodarczej, data księgowania, 

-wartość ogólna dokumentu, 

- opis dokumentu

-rodzaj dokumentu i jego numer źródłowy. 

Trzecią częścią są zapisy na kontach które można połączyć z dziennikiem za pomocą numeru pod którym dany zapis ujęty jest w księgach rachunkowych. Zestawienie zawiera:

- numer konta strona wn i ma

- kwotę zapisu na kontach wn i ma

- opis zapisu po stronie wn i ma

- wartość w walucie obcej oraz kod waluty

Zapisy na kontach obrazują zatem ujęcie szczegółowego zdarzenia gospodarczego w podziale na szczegółowe konta. Kwoty ujęte ze szczegółowego dokumentu na koncie są prezentowane zarówno w złotych jak i w walucie w które dokument został wystawiony np. faktura lub rejestrowany np. wyciąg bankowy walutowy.

Struktura JPK_PKPIR - podatkowa księga przychodów i rozchodów – struktura dedykowana dla osób fizycznych prowadzących książkę przychodów i rozchodów. Struktura zawiera oprócz danych nagłówkowych identyfikujący podatnika kolumny odpowiadające kolumnom zawartym w księdze, a zatem:

- numer dowodu

- data operacji gospodarczej

- wskazanie strony operacji i dane kontrahentów

- rodzaj przychodu i wydatku 

- wartość przychodów uzyskanych ze sprzedaży towarów i świadczenia usług (z działalności podstawowej);

- wartość innych przychodów ze sprzedaży towarów i świadczenia usług;

- łączna wartość przychodów;

- kwota kosztów zakupu materiałów i towarów;

- wartość operacji kadrowo-płacowych (m.in. wynagrodzenia dla pracowników);

- wartość ewidencji pozostałych wydatków (kosztów), 

- łącznej wartość wydatków oraz

kolumny dodatkowe, w których zapisuje się m.in. wydatki, których nie można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów i inne uwagi.

Ilość analiz możliwych do wykonania na bazie danych z ksiąg podatkowych jest w zasadzie ograniczona jedynie wyobraźnią sporządzającego te analizy. Może być to:

- kształtowanie się przychodów i kosztów w czasie

- analiza kosztów działalności według ich rodzajów w czasie

- wyszukiwanie transakcji nietypowych

- analiza transakcji oszukańczych, rozkład Benforda

- analiza występowania duplikatów i luk

- analiza rozkładu transakcji w czasie

Wprowadzenie obowiązku sporządzania plików JPK oraz e-sprawozdań finansowych spowodowało rozwój systemów informatycznych umożliwiających spełnienie obowiązków związanych z ich generowaniem i wysyłaniem. Podatnicy są bowiem zobowiązani do przekazywania urzędom skarbowym plików, sprawozdań i deklaracji w formie elektronicznej w postaci ustrukturyzowanych plików (JPK) zdefiniowanych przez Ministerstwo Finansów w drodze ustawy (art. 193a Ustawy Ordynacja Podatkowa).

Bardzo dynamiczny rozwój technologii informatycznych umożliwia na podstawie tych plików automatyzację procesu analizy danych od ogółu do szczegółu – od sprawozdania finansowego po zapis w księgach rachunkowych, a nawet szczegóły sprzedawanego towaru w zakresie jego ceny, czy nawet rabatu.

Autor: Agnieszka Gajewska  

Biegła rewident, absolwentka Szkoły Głównej Handlowej w Warszawie, członek Zarządu Głównego Stowarzyszenia Księgowych w Polsce, Wiceprezes Zarządu Oddziału Stowarzyszenia Księgowych w Polsce, Prezes Koła Spółek. Prezes Regionalnej Rady RO PIBR w Warszawie w kadencji 2015-2019. Członek Komisji Szkoleniowej OR PIBR oraz SKwP. Prezes Zarządu Makte Kancelaria Audytorów i Doradców Sp. z o.o. 

Artykuł został opublikowany w "Głosie Banków Spółdzielczych" nr 3/2021.

 

Udostępnij artykuł:
« powrót